W dobie pandemii monitorowanie czasu pracy jest kluczowe, kiedy większość pracowników pracuje w systemie home office. Należy przy tym jednak wykorzystywać specjalne aplikacje i programy z rozwagą, by osoba zatrudniona nie czuła dyskomfortu i stresu, ponieważ poskutkuje to pogorszeniem wydajności.
Stosowanie liczb do analizy jest łatwe, podobnie jak dokonywanie szybkich ocen na podstawie wyników numerycznych, podawanych przez oprogramowanie. Prowadzi to zarówno do niepotrzebnego nadzoru, jak i do źle sformułowanych decyzji. Zbyt łatwo jest reagować na informacje, które w praktyce nie mają związku z produktywnością, wydajnością i przychodami.
Jeśli nalegasz na monitorowanie pracowników, upewnij się, że śledzone informacje są istotne i konieczne. Samo monitorowanie liczby napisanych lub przeczytanych e-maili czy artykułów, na przykład, nie jest wiarygodnym wskaźnikiem produktywności.
Jeśli chodzi o zaangażowanie pracowników, szczególnie ważne jest, aby dotrzeć zarówno do doświadczonych, jak i nowych pracowników oraz aby byli oni w stanie przekazać swój wkład w środowisku pracowniczym, w którym nie ma obawy przed odwetem. Na przykład mogą rozmawiać z przełożonym – ale najlepiej nie z bezpośrednim przełożonym, który ma uprawnienia do ich zwalniania lub promowania.
Przedstaw pracownikom przejrzyste informacje o tym, co monitorujesz i dlaczego. Częścią poszanowania kogoś jest poświęcenie czasu na otwartą i szczerą komunikację z tą osobą. Powiedz swoim pracownikom, co monitorujesz i dlaczego. Daj im możliwość wyrażenia opinii. Podziel się z nimi wynikami monitoringu i, co najważniejsze, zapewnij system, za pomocą którego mogą odwoływać się od decyzji dotyczących ich kariery, na które wpływają zebrane dane.
Zaakceptuj fakt, że bardzo dobrzy pracownicy nie zawsze będą w stanie wykonywać bardzo dobrą pracę przez cały czas – zwłaszcza w obecnych okolicznościach. Są to wyjątkowe czasy i błędem – zarówno etycznym, jak i faktycznym – byłoby podejmowanie decyzji o tym, kto jest, a kto nie jest dobrym lub pracowitym pracownikiem na podstawie wyników w takich warunkach. Niektórzy bardzo ciężko pracujący i utalentowani pracownicy mogą być wyjątkowo nieefektywni, na przykład z powodu braku szkoły i możliwości opieki nad dziećmi. To są ludzie, których chcesz zatrzymać, ponieważ na dłuższą metę zapewniają profit Twojej firmie. Upewnij się, że Twoi przełożeni poświęcają czas na rozmowę ze swoimi współpracownikami, gdy liczby nie są takie, jakie chcesz, aby były. I znowu ta rozmowa powinna odzwierciedlać zrozumienie sytuacji pracownika i skupiać się na kreatywnych rozwiązaniach, a nie na zagrożeniach.
Istnieje mnóstwo metod monitorowania czasu pracy, np. z wykorzystaniem systemów RCP online. Ponadto możesz spróbować też poniższych sposobów.
Czasomierz zasadniczo oznacza śledzenie czasu przyjścia i wyjścia pracowników z pracy za pomocą aplikacji. Dzięki temu pracodawcy mogą mieć oko na swoich pracowników, aby upewnić się, że nie spóźnią się do pracy i nie wyjdą przed zakończeniem dnia jej zakończenia.
Niektóre firmy używają elektronicznych kart lub chipów, które pracownicy muszą zeskanować po przyjeździe i opuszczeniu biurowca. Inni pracodawcy używają systemów śledzenia czasu, które uruchamiają się automatycznie i rejestrują czas przybycia, gdy pracownik włącza komputer.
Monitorowanie telefoniczne jest najczęściej używane w call center ze względu na kontrolę jakości (czas poświęcony na rozmowę itp.). Rejestrowanie interakcji pracowników z klientami pozwala menedżerom upewnić się, że wszyscy obsługują klientów zgodnie ze standardami firmy.
Ponad 50% większych firm monitoruje e-maile swoich pracowników, aby upewnić się, że pracownicy nie marnują czasu firmy, a także ze względów bezpieczeństwa.
Firmy monitorują e-maile swoich pracowników, aby chronić poufne informacje. Menedżerowie przyznają również, że monitorowanie poczty elektronicznej jest sposobem wykrywania i powstrzymywania potencjalnych nadużyć lub niewłaściwego zachowania. Mówiąc najprościej, informowanie pracowników, że są monitorowani, pomaga pracodawcom chronić zarówno ich działalność, jak i pracowników firmy.
Impuls do monitorowania jest zrozumiały, zwłaszcza w dzisiejszych czasach. Ale kiedy ludzie wracają do swoich biur – a nawet gdy niektórzy kontynuują pracę w domu – szukaj miejsc, w których można by cofnąć wysiłki związane z monitorowaniem, w których sprawy idą dobrze. To przekazuje zaufanie pracownikom. Koryguje również tendencję do zdobywania większej kontroli niż to konieczne, gdy okoliczności nie są tak poważne, jak kiedyś.
Ostatecznie Twoi pracownicy są Twoimi najcenniejszymi zasobami. Posiadają wiedzę instytucjonalną i umiejętności, których inni nie posiadają. Zainwestowałeś w nich czas i pieniądze, a ich wymiana jest bardzo droga. Traktowanie ich z szacunkiem to nie tylko coś, na co zasługują – ma kluczowe znaczenie dla działań firmy w zakresie utrzymania. Jeśli Twoja firma zdecyduje się na rozwój oprogramowania do monitoringu, musisz pamiętać, że nie jesteś policją.
